Temos, enfim, um questionamento muito comum e pertinente a debater neste artigo para chegar a um consenso do que é melhor para você, independente do seu cargo ou perfil em sua empresa.

Neste artigo discutiremos um fato relevante que ocorre em diversas empresas, segmentos e com vários objetivos diferentes entre eles mas, que no final, o que querem é fazer uma gestão e controle de uma forma eficiente, eficaz e com todas as informações à mão.

Comecemos, então, pela mais tradicional das formas de se controlar e trabalhar: a tal da planilha, que com um bom conhecimento, se consegue obter resultados bem interessantes, mas serão eles precisos e confiáveis?

Vamos imaginar que um profissional cria uma metodologia na qual através de uma planilha os três vendedores da loja Xyz fazem todo o processo de vendas de produtos para o lar; imaginemos uma planilha com cara de sistema, com uma aparência até interessante para este método de trabalho.

Isso posto, pense em uma situação típica de uma loja: um dia calmo e tranquilo e que, de repente, entram três clientes ao mesmo tempo para comprarem algum produto e o trio de vendedores se encaminha para a mesa de cada um e fazem os respectivos pedidos.

E lá vão eles abrir a planilha de controle para mais uma venda. Até aqui tudo perfeito!
Porém, que deixamos aqui de forma pertinente:

O que poderia de fato acontecer, simultaneamente?

1. Todos os vendedores abrem a planilha no mesmo instante e, por não ser um sistema de fato, cada vendedor atualizar o estoque e salvá-la de forma a gerar um conflito de versões.
2. Devido à programação e configuração da planilha, podem ser geradas três versões distintas deste tipo de controle.
3. Outra possibilidade é a comunicação entre eles para que um espere o outro finalizar a utilização da planilha para fazer a atualização do estoque e a venda do produto.

Afinal, erros diversos podem ocorrer, como o não reconhecimento de fórmulas, interações não concluídas entre as células, falhas do software ou até mesmo do computador onde o arquivo está salvo e compartilhado, risco alto de se perder todo esse controle e trabalho, já que o arquivo certamente não tem cópias na nuvem ou backup a
ser restaurado com precisão dos dados.

Esse tipo de gestão de negócios, através de planilhas que alguns profissionais consideram de baixo custo ao cobrir o que a empresa precisa: controle de estoque, geração de pedidos, dentre outras necessidades.

Focando no profissional que gerencia a loja, neste caso, como ele poderia gerar relatórios para se fazer um comparativo entre o período anterior e o atual e consiga negociar as mercadorias de acordo com tais números?

Isso supondo que as informações realmente sejam confiáveis e todas elas inseridas nesta planilha de controle. Algo que para ocorrer precisa de uma dose de comprometimento bem grande de todos os profissionais envolvidos, além da comunicação sempre ativa entre todos.

Você consegue imaginar a cabeça do dono da loja como deve ficar com essa realidade?
Por mais que os custos possam ser menores, vale a pena correr tais riscos?

A resposta, evidentemente, é por sua conta (e risco, dependendo de qual for), mas, a parte do artigo sobre sistemas e as vantagens de se tê-los vem na sequência propositadamente por não somente um motivo, mas vários e que os explicaremos agora mesmo!

O sistema, por assim dizer, geralmente é desenvolvido com um objetivo bem claro, seja para a gestão do fluxo de produtos, gestão financeira, geração de pedidos e emissão de notas fiscais.

E, dependendo do sistema, pode ainda ser algo mais específico para o seu segmento no qual você atua, como a gestão de lojas de móveis.

A respeito das vantagens de se utilizar um sistema ao invés de planilhas, são inúmeras, mas algumas delas seriam:

Segurança: começando pelo login e dados de acesso, o usuário é rastreado em toda a sua conduta ante aos dados trabalhados no sistema que, em sua maioria, é criptografado de modo que nada sai dele sem permissão, a não ser através de relatórios ou informações compartilhadas de dentro pra fora.

Informações confiáveis: tudo o que tem no sistema é em tempo real (se o sistema for online – que é a maioria dos casos); ou seja, se acontecer algo similar ao que citamos acima com as planilhas e os três vendedores, certamente o máximo que pode acontecer é o sistema se popular de mais e mais informações, independente de quando, onde e
de como os dados ali foram inseridos. A chance de perda de dados e de falta de confiança nas informações é mínima, acredite! Isso sem contar a questão do backup de dados bem mais seguro e garantido que a planilha!!

Utilização fácil para todos: isso fica muito claro quando, com treinamento e suporte adequados, tudo fica mais tranquilo e para todos, seja para o gestor ou para a frente de loja, os vendedores. Isso porque absolutamente qualquer profissional conseguirá utilizá-lo. Caso haja dúvidas, não precisa pesquisar na internet sobre planilhas ou como criar ou corrigir uma fórmula, bastará, apenas, ligar para o suporte técnico do sistema e vo-a-lá!

Suporte e treinamento: essa é a parte mais legal para os colaboradores, onde eles adquirem tais conhecimentos para que, mesmo a pessoa mais leiga em tecnologia, em computação ou aplicativos em celulares, certamente conseguirá utilizá-lo e tirar as dúvidas, quando pertinentes!

Fluxo de Produtos / Estoque: um dos calcanhares de Aquiles de todas as empresas: a gestão do fluxo de produtos e a preocupação da visualização das informações em tempo real. Em se tratando de sistemas, esse quesito também é muito confiável, pois o estoque está sempre atualizado e sincronizado em todas as estações de trabalho, sendo
um facilitador aos vendedores e ao gestor, que consegue se planejar para trabalhar com estoque, frente de loja, mostruário, pronta entrega e outros meios de forma segura.

Gestão eficiente: com todos os setores e elementos organizados, tem-se um tempo disponível para gerir as pessoas e a colaboração de toda a equipe, elevando eficiência e produtividade em níveis mais altos que se trabalhando com planilhas, além, é claro, da garantia de relatórios mais precisos e com informações mais confiáveis!

Concluindo, podemos afirmar que, entre utilizar uma planilha de baixo custo, mas com uma probabilidade de dar algum problema, seja de inconsistência de dados ou a não confiança naquelas informações devido à falta de sincronia destas e outros fatores já ditos, certamente um sistema online, de preferência na nuvem, com sincronia,
credibilidade, gestão e produtividades inigualáveis, o custo de uma planilha viraria um investimento em sistema com uma perspectiva muito grande a curto e médio prazos com relação à melhor administração da empresa e em todas as áreas, levando tranquilidade e melhor planejamento a todos.

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